BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya
anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh
garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan
pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai
fungsi
masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa
Manajemen
Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan,
dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor
ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan
beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan
tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh
adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal
tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut,
maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu
hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa
depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara
profesional, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam
mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat
mencurahkan
perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah
informasi, sehingga
dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat
dikatakan bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
1.
Manajemen
kantor dan informasi
1.1
Apa
definisi dari tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja?
1.2
Bagaimana
cara menyusun buku pedoman kerja?
1.3
Apa
saja manfaat dari diterapkannya tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja?
2.
Kualifikasi
dan kebutuhan sekretaris dalam bisnis
2.1
Apa
pentingnya sekretaris dalam bisnis?
2.2
Bagaimana
kualifikasi untuk sekretaris?
1.3 Tujuan
Tujuan dari penulisan ini adalah:
1.
Untuk memenuhi tugas mata kuliah pengantar
bisnis (softskill).
2. Untuk memberi informasi kepada
masyarakat tentang manajemen kantor dan informasi serta kebutuhan sekretaris
dalam bidang bisnis.
BAB II TEORI
2.1
Manajemen Kantor dan Manajemen Informasi
Manajemen perkantoran
Manajemen perkantoran tentu menjadi tonggak dalam kantor, perusahaan, pabrik, organisasi, atau
kelompok agar mampu berjalan sesuai dengan peraturan yang ada. Manajemen
perkantoran memiliki ruang lingkup yang luas. Aktivitas kantor adalah bagian
dari ruang lingkup manajemen perkantoran. Terdiri dari perencanaan, lalu
pengorganisasian, juga pengawasan. Kemudian sarana dan pra sarana menjadi ruang
lingkup berikutnya dalam manajemen perkantoran. Lokasi, gedung, perabotan,
interior, sampai mesin untuk memudahkan kinerja kantor masuk di dalamnya.
Manajemen perkantoran tentu tidak terlepas dari tujuan.
Tujuan yang ada dalam manajemen perkantoran adalah
agar dapat tercapai dengan efisien. Tujuan yang efisien, maka manajemen pun
akan berjalan. Efisien dalam manajemen perkantoran akan mengarahkan pada
pengeluaran yang ekonomis, secara teknis yang lebih terjangkau, juga psikologis
yang lebih mengena untuk para pegawai yang melaksanakan. Berbicara mengenai
manajemen perkantoran, hendaknya bagi yang menjadi pemimpin dalam sebuah
perkantoran harus mengamalkan dari pengertian yang ada. Di bawah ini adalah
pengertian mengenai manajemen perkantoran yang disebutkan oleh para ahli.
- George
R. Terry
Pengertian Manajemen perkantoran adalah rencana,
kendali, organisasi perkantoran, gerakan untuk sampai pada tujuan yang
ditetapkan.
- John
Neuner dan Benjamin Haynes
Pengertian
Manajemen perkantoran adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengawasi setiap
sisi dari perkantoran. Menurut kedua ahli ini lebih menekankan pada manajemen
pengawasan yang perlu diatur oleh sebuah kantor.
- Littlefield
dan Peterson
Pengertian
Manajemen perkantoran adalah kegiatan yang mengarah pada setiap hal yang
menyangkut kegiatan rutin di kantor. Dengan mengacu pada manajemen yang dibuat
sebelumnya.
- Arthur
Grager
Pengertian
Manajemen perkantoran adalah tata kelola dari fungsi manajemen perkantoran yang
mengarah pada komunikasi. Juga pada mutu pelayanan dalam sebuah kantor.
- W. H
Evans
Pengertian
Manajemen perkantoran adalah manajemen yang berguna untuk mengarahkan setiap
tahapan dari sistem operasi perkantoran. Meliputi manajemen untuk mengelola
data kantor, komunikasi antar pegawai, hingga untuk meengingatkan setiap
pegawai bahwa perlunya untuk mematuhi manajemen yang ada.
- Gie
Pengertian
Manajemen perkantoran adalah kumpulan dari kegiatan yang direncanakan,
diorganisir, diarahkan, diawasi, dikendalikan dengan tata tertib kantor.
Pengertian tersebut dikemukakan sudah lama yaitu, pada tahun 1991.
- Suparjati
Pengertian
Manajemen perkantoran adalah bentuk kerja sama yang melewati proses guna tiba
atau sampai pada tujuan. Pengertian tersebut dikemukakan oleh Suparjati bersama
kawan-kawan di tahun 2000 lalu.
Manajemen Informasi
Manajemen informasi adalah pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari,
menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait
dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan
dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.
Sistem
Sistem adalah suatu cara yang
ditetapkan sebelumnya untuk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yang biasanya
dilakukan secara berulangkali
Karakteristik Sistem:
1.
Ritmik
2. Terkoordinasi
3. Untuk mencapai tujuan tertentu
4. Banyak tindakan mgt yang tidak
sistematik (pertimbangan terbaik)
5.
Jika seluruh
sistem menjamin tindakan yang benar à tidak
diperlukan manajer manusia
Sistem Informasi Manajemen
Sebuah sistem yang
menyangkut metoda dan upaya terorganisasi dalam melakukan fungsi pengumpulan
data (baik data-data dari dalam dan luar perusahaan) serta dengan menggunakan komputer data-data yang telah
dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkan dan menyajikan informasi yang terkini, akurat dan
cepat bagi para pengambil keputusan
manajemen.
Komponen
dalam Sistem Informasi Manajemen:
·
Sistem pemrosesan data (data
processing system).
·
Sistem pelaporan manajemen (management reporting system).
·
Sistem pendukung keputusan (decision support system).
·
Sistem otomatisasi kantor (office automation system).
·
Sistem pintar (expert system).
2.1.1
Definisi Tata Kerja, Prosedur Kerja
dan Pedoman Kerja
Tata kerja adalah pembentukan sebuah strutur kerja yang disusun dengan
membentuk badan utama yang bertugas membuat skat-skat bagian dari sebuah
organisasi atau anggota kelompok.
Prosedur kerja adalah
suatu rangkaian dari tata kerja yang saling berhubungan satu dengan yang lain
dimana terlihat adanya suatu urutan tahap demi tahap dan jalan yang harus
ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas.
Pedoman kerja artinya sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh
perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai
dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian
izin.
2.1.2
Menyusun Buku Pedoman Kerja
Sebuah buku pedoman karyawan yang baik bisa membantu
mengurangi kesalahpahaman. Staf Anda akan memahami dengan jelas apa saja
kebijakan perusahaan Anda, dan mereka tahu kemana untuk memperoleh jawaban atas
semua pertanyaan dasar mereka. Lebih penting lagi, buku pedoman ini dapat
mencegah Anda menghadapi perkara hukum yang mahal sekiranya seseorang menuntut
bahwa berbagai kebijakan Anda adalah tidak adil atau diskriminatif.
Petunjuk
di bawah ini akan membantu Anda membuat sebuah dokumen yang berguna bagi
perusahaan Anda.
·
Apa saja yang perlu dimasukkan
Buku
pedoman karyawan harus dengan jelas menyatakan kebijakan perusahaan.
Bidang-bidang yang harus dicakup antara lain:
a.
Jam kerja umum.
b.
Peraturan dan ketetapan perusahaan
(tatakrama berpakaian; bagaimana orang berinteraksi dengan para nasabah;
peraturan keselamatan dll.)
c.
Bagaimana mendapatkan waktu berlibur.
d.
Semua hari besar/raya dan hari
keperluan pribadi yang dibayar.
e.
Cuti sakit.
f.
Peninjauan terhadap gaji dan kinerja.
g.
Kebijakan waktu lembur/waktu
kompensasi.
h.
Tunjangan kesehatan dan pengobatan.
i.
Rencana pensiun dan tunjangan
tambahan lainnya.
j.
Kebijakan cuti bersalin.
k.
Peraturan atau ketetapan lainnya.
2.1.3
Manfaat Diterapkannya Tata Kerja,
Prosedur Kerja dan Buku Pedoman Kerja
- Sebagai pola kerja yang dapat menjabarkan tujuan sasaran program kerja, fungsi dan kebijaksanaan yang nyata.
- Sebagai standarisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya.
- Untuk memaksimalkan proses kinerja karyawan perusahaan dalam melayani pelanggan.
- Sebagai pedoman kerja bagi para pelaksana atau semua pihak yang berkepentingan.
2.2
Kualifikasi dan Kebutuhan Sekretaris
dalam Bisnis
Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan
rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung
jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal
secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary.
Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti
businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary
diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola
koresponden dan mengawasi pekerjaan administrative.
Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan
eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi, kearsipan,
tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai
pekerjaan administratif lainnya.
2.2.1
Pentingnya
Sekretaris dalam Bisnis
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat
menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya
peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada
masing-masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat
diketahui sebagai berikut:
Ø Peranan
sekretaris terhadap atasan
Berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan,
dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:
- Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.
- Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
- Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
- Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
- Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
Ø Peranan sekretaris
terhadap bawahan
Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat
dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting
terhadap bawahan. Hal tersebut dapat dikategorikan sebagai berikut:
- Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut.
- Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
- Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
- Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
- Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.
Peranan
sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan
tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan.
Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan
kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan
dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan
peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang
sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang
sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada
pegawai bawahan, yaitu:
- Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
- Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
- Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.
- Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan
sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris
terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan
antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.
Human relation
memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut
faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara
kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja
antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan,
yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
2.2.2
Kualifikasi Sekretaris
Syarat-syarat
Seorang Sekretaris
Sebagai
pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu
agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya.
Adapun
syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat
Kepribadian
Tidak banyak
orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat
saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita
punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun
kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus
bersikap mawas diri.
b. Bersikap
ramah.
c. Sabar.
d. Simpatik.
e. Penampilan
diri yang baik.
g. Dapat
dipercaya serta memegang teguh rahasia.
h. Dapat
bijaksana terhadap orang lain.
i.
Memiliki ingatan yang baik.
j.
Mempunyai perhatian atas
pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat
pengetahuan
Seorang
sekretaris harus memiliki pengetahuankemasyarakatan
dan kebudayaan yang dapat
mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai
dan memahami Bahasa Indonesia dengan
baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara
lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan
tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.
3. Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan.
3. Syarat
keahlian
Setiap
sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
Ø Mampu
berkorespondensi
Ø Teknik
tata penyimpanan arsip
Ø Teknik
berkomunikasi dengan telepon
Ø Menulis
cepat dengan steno
Ø Teknik
mengetik surat
Sebelum
seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai
pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor,
maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung
jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator,
korespondensi dan lain-lain.
BAB III ANALISIS
Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol
setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berujud
pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk
kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat,
komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu,
pelayanan rapat dan lainsebagainya. Sedangkan manajemen informasi adalah
pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari, menyusun,
mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan
yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan
keputusan oleh manajemen.
Manajemen perkantoran tentu menjadi tonggak dalam kantor, perusahaan, pabrik, organisasi, atau
kelompok agar mampu berjalan sesuai dengan peraturan yang ada. Manajemen
perkantoran memiliki ruang lingkup yang luas. Aktivitas kantor adalah bagian
dari ruang lingkup manajemen perkantoran. Terdiri dari perencanaan, lalu pengorganisasian,
juga pengawasan. Tujuan yang ada dalam manajemen perkantoran adalah agar dapat
tercapai dengan efisien.
Manajemen informasi adalah
pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari, menyusun,
mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan
yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan
keputusan oleh manajemen.
Di
dunia bisnis untuk saat ini, sekretaris memegang peranan
yang sangat penting dan dapat menentukan berhasil atau tidaknya tujuan suatu
perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau
kantor. Kualifikasi yang dibutuhkan sekretaris terdiri dari empat bagian yaitu
kepribadian, pengetahuan, keahlian dan praktik.
BAB IV REFRENSI
http://kayudha.blogspot.co.id/2012/10/pengertian-manajemen-informasi.html
https://yantinurhida.wordpress.com/2013/09/01/bagaimana-menjadi-sekretaris-yang-baik/
